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Processus d'Intelligence collective… Êtes-vous sûr que c'est le moment ? le dossier ?

Et peut-on faire appel aux processus d'intelligence collective partout, pour tout et tout le temps ?

Comme tout phénomène de mode, celui-ci est aujourd’hui mis à toutes les sauces… dommage ! Dommage déjà, car de l’utiliser à mauvais escient va en dégoûter plus d’un, qui aurait pu tant gagner dans ses dossiers, questions ou façons de faire...

· Intell Collective

Comme tout phénomène de mode, l’Intelligence collective est aujourd’hui mise à toutes les sauces… dommage ! Dommage déjà, car de l’utiliser à mauvais escient va en dégoûter plus d’un, qui aurait pu tant gagner dans ses dossiers, questions ou façons de faire.
Car de l’utiliser tous azimuts va aussi user le concept, comme tant d’autres beaux concepts ont été galvaudés avant même d’avoir été mis en place et avoir pu apporter des éléments de réflexion ou de réponse différents. Je pense ici au « DD » ou Développement Durable, au « lean startup » ou au « Design thinking »… Usés par trop d’évocations souvent mal placées.

Exemple de 3 cas de figure où les processus d'intelligence collective aident à penser plus large, à camper différemment un angle, à impliquer… ou ne sont tout simplement pas adaptés !

1.Ecouter, pour permettre de s’exprimer et impliquer
il n’est pas forcément souhaitable que tout le monde donne son avis sur tous les sujets… plus encore quand plus personne n’ose ensuite prendre de décision ! Mais la phase d’écoute - d’experts comme de non experts - d’un sujet fait cependant gagner plus de temps qu’elle n’en fait perdre.

Une consultation de type co-développement ou world café permet ainsi de faire émerger une équipe où chacun …
- a la possibilité de s’exprimer d’où il est : expert de ce sujet ou non
- de ce fait, a un rôle à jouer
- mais aussi, la possibilité d’influer sur la réflexion finale.
Il reste cependant à bien indiquer le poids de cette étape d’écoute dans le processus de réflexion ; à ne pas faire croire à tous les participants que le fruit du travail de la consultation sera appliqué tel qu’issu de la séance ; enfin, à utiliser un parler vrai, afin de faire un retour clair et sincère aux participants.
J’ai par exemple en tête l’animation récente d’un world café auquel participaient étudiants d’un programme et responsable de ce programme, sur le recrutement des étudiants à venir. Les idées émises furent nombreuses, riches, mais plus encore, chargées de l’expérience de leur propre recrutement. La moisson fut, comme souvent quand les parties prenantes sont ainsi à bord, d’une grande richesse et subtilité.

2. Rechercher et partager de nouvelles idées… qu’il sera important d’utiliser par la suite – dans la mesure où elles sont exploitables ! – afin de ne pas entrer dans un jeu d’ateliers inutiles ou d’animations vaines
Pas de surprise sur cet aspect de recherche de nouvelles idées ou pistes… mais de jolies perles.
J’ai en tête une grande administration, tête de réseaux terrains répartis sur tout le territoire. C’est au quotidien que les agents y mettaient en place de nouvelles idées pour mieux services leurs clients, les écouter avec plus de pertinence, développer des produits plus proches de leurs besoins. Mais chacun restait dans sa région, sans connaissance des autres initiatives, sans conscience d’autres réponses adéquates.
Nous avons déployé avec eux de nombreux ateliers d’intelligence collective permettant à la fois de rechercher de nouvelles idées – par diverses techniques d’idéation – mais aussi, de faire réagir les différents agents sur ce qui avaient déjà été fait, les faire émettre leurs idées d’améliorations, permettant ainsi de croiser les expériences, de capitaliser sur ce qui était fait dans toutes les régions, et d’améliorer en permanence les idées.
Ces procédés ont permis de connaître et reconnaître en interne ce qui était fait, mais plus encore de rencontrer différemment des collègues sur la base de projets ou de problématiques partagés, suscitant la création de nouveaux réseaux internes.

3. Renforcer certaines compétences
Différents rôles – facilitateur, client, consultant, notamment – ont émergé à la faveur des procédés d’intelligence collective. Rôles développant des compétences utiles en de nombreuses occasions :
- l’écoute active
- l’observation du groupe, des comportements des personnes présentes
- la reformulation
- l’aptitude à poser clairement les questions pour pouvoir être aidé
- l’expression d’idées ou d’intuitions sans conseil
- le partage équitable d’un temps commun
- la participation active à une réunion sans expertise sur le sujet, fertilisation croisée faisant appel au sens de passerelles…

Des compétences qui sont amenées à devenir les compétences-clés des collaborateurs et managers de demain…. C’est-à-dire d’aujourd’hui.

Des formats de réunion ou de travail en commun responsabilisants

Différents rôles – facilitateur, client, consultant, notamment – ont émergé à la faveur des procédés

Quel que soit le rôle tenu par chacun, intervient aussi la notion de co-responsabilité, voire plus encore de la responsabilité individuelle de chacune des personnes présentes dans…
- la gestion du temps de la réunion
- la qualité des échanges et des relations
- le fait de rester sur le sujet à traiter
- le parler vrai, en bienveillance.

Des atouts certains mais des contre-effets potentiels…
Les limites de l’intelligence collective sont aussi bien réelles… Si elle fait émerger une équipe où chacun a un rôle à jouer, la possibilité de s’exprimer et donc d’influer, elle peut aussi donner l’impression que la responsabilité n’est plus clairement établie. Que chacun peut donner son avis au nom d’une « co-construction ». Que l’avis de tous va être pris en compte. Ce qui ne peut en aucun cas être le cas pour des sujets, questions ou décisions importantes pour l’entreprise. Si l’intelligence collective permet un meilleur partage de l’information et sous-tend une approche plus impliquante voire respectueuse de chacun, elle peut donc poser question sur la responsabilité voire le système d’autorité auquel appartient la-les décision.s.

L’intelligence collective coûte aussi… le temps de ces échanges et ateliers ! Un temps utile quand il s’agit d’embarquer des équipes qui seront concernées ensuite par le projet. Mais aussi un temps trop compté pour que ces processus soient utilisés à tout bout de champs, sans finalités, devenant effet de mode dans l’entreprise.

En conclusion… l’intelligence collective pour engager, embarquer, au nom d’une vision claire
Lorsqu’est mis en place un/des ateliers, permettant d’avancer ensemble sur un projet, une préoccupation, un problème, des pistes d’idées à creuser et de plans d’actions doivent émerger en fin d’atelier. Concrets. Applicables. Ou du moins, matière à avancer.
Partager des idées, gérer des projets, animer des rituels d'équipe... les possibilités sont infinies pour réfléchir en équipe. Mais sans vision claire au nom de quoi chercher… des moyens, un passage, des alliés, inutile de dépenser temps et énergie d’un groupe, aujourd’hui denrées trop rares pour les dépenser sans compter.

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